WHISTLEBLOWING

Chi può segnalare?

Actl-Associazione per la cultura e il tempo libero si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:

• i dipendenti di Actl;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’ 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Actl;
• i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Actl;
• i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso Actl;
• i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Actl;
• i clienti, i potenziali clienti di Actl;
• gli azionisti (persone fisiche) i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore di Actl, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

di comportarsi in modo analogo.

A tal fine, Actl ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Organo di gestione del canale di segnalazione interno.

Actl vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico tra Actl o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
• quando il rapporto giuridico tra Actl ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova per i dipendenti;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

Actl incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, ad Actl.

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Eventuali segnalazioni su temi HR (es. molestie, bullismo, pari opportunità, diversità di genere) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia.

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Actl si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati/distrutti o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?

In attuazione alla normativa, Actl mette a disposizione le seguenti modalità per effettuare una segnalazione interna:

• Forma scritta
• Incontro riservato

La segnalazione in forma scritta tramite raccomandata/posta ordinaria
Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, laddove il segnalante non volesse mantenere l’anonimato; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento per poter essere contattato (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Actl) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata a “Organo di gestione del canale di segnalazione” presso Actl Via Duccio di Boninsegna  21, 20145 Milano. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte di Actl.

Laddove il segnalante non utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico.

Incontro riservato

Infine, laddove il segnalante desiderasse ottenere un colloquio riservato con l’ODV o con un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interno lo può richiedere tramite la segnalazione in forma scritta (secondo le modalità precedentemente indicate) indicando preferibilmente il luogo dove desidera che sia organizzato l’incontro che sarà verbalizzato e sottoscritto dal segnalante solo con il suo consenso. Laddove fosse richiesto da parte del segnalante può essere organizzato anche un incontro tramite piattaforma a distanza (es. teams).

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.

Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

1. il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
2. l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
3. esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
4. esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Come ulteriormente può essere protetto il segnalante?

Al fine di tutelare il segnalante è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle indicate, in particolare si suggerisce al segnalante:

• di fornire esclusivamente informazioni attenenti alla segnalazione;
• di effettuare alla casella di posta elettronica (se ha privilegiato tale canale) da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
• utilizzare un browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza (riducendo il rischio di osservazioni indiscrete).

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti (testimoni) o potenzialmente danneggiati.

La segnalazione inoltre:

• deve indicare le generalità del segnalante laddove questo non voglia mantenere l’anonimato;
• deve indicare un recapito del segnalante a cui comunicare gli aggiornamenti (ad esempio, come precedentemente indicato, una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Actl).

Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?

Actl incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione e/o di contattate il segnalante per dare riscontro del ricevimento della segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da Actl. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, Actl  tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.

Cosa fa Actl  dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

• ricezione della segnalazione;
• valutazione preliminare a cura dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interna;
• indagine;
• chiusura della segnalazione.

L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da Actl in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati all’organo direttivo i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

• qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Actl– risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
• qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
• qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• qualora l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre l’organo direttivo si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

Da chi è composto l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna?

L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.